結論から言うと、司会係の準備は「話す内容」より先に「確認しておく情報」が大切です。誰が何をいつ話すのか、会の趣旨は何かが分かっていれば、当日の言葉は多少その場でつないでも進行は崩れません。
幹事に確認しておくこと
会の趣旨、主賓や来賓の有無、乾杯や締めを頼む相手が誰かを、幹事に早めに確認しておきます。当日いきなり聞かれても答えられるよう、名前の読み方や肩書きも確認しておくと安心です。
進行の大まかな流れ（開会・乾杯・歓談・余興・締め）を、幹事と一緒に一度確認しておくと、抜けている部分に気づけます。
挨拶を頼む人への事前連絡
乾杯や締めを頼む人には、司会側からも「何分ほどでお願いします」と一言伝えておくと、当日の時間が読みやすくなります。
当日いきなりマイクを渡すのではなく、事前に依頼が伝わっていることを確認しておきます。
進行の要所だけ言葉を用意する
全体の台本を一字一句用意する必要はありませんが、開会・乾杯前後・締めなど、要所の言い回しだけ準備しておくと、当日の言葉に詰まりにくくなります。
会の固有名詞（会社名や主役の名前など)を間違えないよう、事前に書き出して確認しておきます。
当日の合図を他の係と共有する
会計や撮影を担当する人がいる場合、進行のタイミング（乾杯・写真撮影・締めなど）を事前に共有しておくと、当日の連携がスムーズです。
マイクの有無や、声が届く範囲も会場で確認しておくと、当日の進行に迷いません。
よくある質問
司会は台本を一字一句用意すべきですか？
必須ではありません。開会・乾杯・締めなど要所の言い回しだけ用意しておけば、当日の言葉はその場でつなげます。
挨拶を頼む人への連絡はいつすればいいですか？
早いほど安心です。当日いきなりの依頼は避け、持ち時間も併せて伝えておきます。