結論から言うと、3か月前の時点でやることは「大枠を決める」ことに尽きます。候補日と会場という2つの大きな骨組みさえ固まれば、そこから先の準備は逆算して進められます。細部を詰めるのはまだ先で構いません。
候補日を複数出す
この段階では、日程を1つに決め切る必要はありません。参加してほしい人の大まかな都合を確認しながら、候補日を2〜3個に絞り込んでおきます。
人が集まりやすい時期（忘年会シーズンなど）と重なる場合は、この段階で動き出しておかないと会場の選択肢が狭まります。
会場探しを始める
候補日が固まったら、会場に問い合わせを始めます。人数は幅で伝えて構いません。この段階で厳密な人数を出す必要はなく、規模感が伝わればおおよその提案を受けられます。
複数の会場に同時に問い合わせておくと、比較しながら決められます。仮予約に対応している会場もあるため、相談してみる価値があります。
幹事チーム・役割の芽出し
大人数の会になりそうな場合は、この段階で一緒に動いてくれる人に軽く声をかけておくと、後の準備がスムーズです。役割の詳細を決める必要はまだありません。
会社の経費が絡む場合は、承認や申請の流れをこのタイミングで確認しておくと、後の日程がずれません。
参加者への一報
詳細が決まっていなくても、「この時期に会を予定している」という一報を早めに入れておくと、参加者が予定を空けやすくなります。
正式な案内はもう少し先で構いませんが、日程だけでも仮の形で共有しておくと、後の出欠確認がスムーズに進みます。
よくある質問
3か月前の時点で人数は確定させるべきですか？
必須ではありません。幅のある人数で会場に相談し、規模感が伝われば十分に提案を受けられます。
この時期に会場は決め切るべきですか？
候補を絞り込む段階で十分です。複数の会場に問い合わせて比較しながら決めても間に合います。