結論から言うと、1か月前は「案内を出し、出欠を集め始める」タイミングです。ここで動き出しておかないと、締切までの余裕がなくなり、直前の出欠確認に追われることになります。
招待・案内文を送る
日程・場所・返信期限を明記した案内文を、この時期に送ります。返信しやすい形式（参加・不参加・未定から選べるなど）にしておくと、回収がスムーズです。
会費や服装の情報もこの案内文に含めておくと、参加者が心づもりをして参加の判断ができます。
出欠管理を始める
返信を集める窓口を1つに決め、集計を始めます。個別に返信が来た場合も、必ず同じ窓口にまとめて記録しておくと、後の集計が崩れません。
アレルギーの有無なども、出欠確認と同じタイミングで聞いておくと、二度手間になりません。
進行の骨組みを作る
開会・乾杯・余興・締めといった進行の大まかな流れを、この時期に組み立てておきます。挨拶を依頼する人がいれば、早めに打診しておきます。
余興や景品を用意する場合も、この段階で内容の方向性を決めておくと、直前の準備に余裕が生まれます。
会場との再確認
予約時に確認した内容に変更がないか、この時期に一度会場へ確認しておくと安心です。人数の見込みも、幅から少しずつ絞り込んでいきます。
当日の持ち込み品や設備の希望があれば、このタイミングで具体的に相談しておきます。
よくある質問
案内文はいつ送るのがいいですか？
1か月前を目安に送ると、参加者が予定を調整しやすく、返信も集まりやすくなります。
出欠の返信はどう管理すればいいですか？
返信を集める窓口を1つに決め、口頭やチャットでの返答も同じ場所にまとめて記録しておくと集計が崩れません。