結論から言うと、予約時に確認すべきことは「人数」「時間」「持ち込み」「設備」「支払い」の5つに集約されます。会場ごとにルールが違う項目ばかりなので、思い込みで進めず、その場で聞いてしまうのが一番早いです。
人数まわり
貸切の最低人数、上限、そして人数の最終連絡はいつまでかの3点です。当日の欠席が出た時に人数が下限を割るとどうなるかも、あわせて聞いておくと安心です。
「着席で全員座れるか」と「立食で入れるか」は別の数字です。案内された人数がどちらのものかを確認しておくと、席が足りない事故を防げます。
時間まわり
開始と終了の時刻、飲み放題やコースの時間、延長が可能かどうか。二次会に流れる予定があるなら、退店時刻を早めに共有しておきます。
準備のために早く入れるか（設営や飾り付けの時間を取れるか）も、演出がある会では重要です。
持ち込みまわり
ケーキ、飲み物、装飾、プレゼント、機材。持ち込みの可否と条件は会場ごとに大きく違います。持ち込み料が必要かどうかも含めて確認します。
装飾をする場合は、貼ってよい場所と、片付けをどこまでこちらで行うかまで聞いておくと、終了時に慌てません。
設備まわり
マイク、プロジェクター、スクリーン、音楽を流せるか、電源の位置。挨拶や余興、ムービー上映があるなら必ず事前に確認します。
機材はあっても接続ケーブルが合わないことがあります。持参する端末の種類を伝えて、必要な変換を用意しておくと当日の空白時間が生まれません。
支払いまわり
支払い方法（現金・カード・電子マネー）、当日精算か事前か、領収書の宛名と但し書き。会社の経費で処理するなら、必要な書式を先に伝えておきます。
キャンセル規定は、いつから何割かかるのかを日付で押さえておくと、日程変更の相談がしやすくなります。
よくある質問
予約はどのくらい前にするものですか？
会の規模と時期によります。人が集まりやすい時期は早いほど選択肢が残ります。
仮予約はできますか？
会場によって扱いが異なります。候補日での相談が可能かを聞いてみると、日程が固まる前でも動けます。
当日の人数変更はどこまで大丈夫ですか？
会場ごとに規定が違います。予約時に、いつまでに連絡すればよいかを確認しておくのが確実です。