結論から言うと、2週間前は「出欠を締め、人数の見込みを固める」タイミングです。この段階で大まかな人数が見えてくると、会場との最終調整や、当日の役割分担の精度が上がります。
出欠の締切を設定する
会場への最終人数の連絡期限から逆算し、参加者への返信締切をその数日前に設定します。締切を過ぎた連絡をどう扱うかも、この時期に決めておきます。
未回答の人には、この段階で個別に一声かけておくと、締切までに回答が集まりやすくなります。
人数の見込みを会場に伝える
確定人数ではなくても、この時期の見込みを会場に共有しておくと、席や料理の準備がしやすくなります。増減の幅がある場合は、その旨も伝えておきます。
貸切の最低人数などの条件に影響しそうな場合は、早めに相談しておくと、直前になって慌てずに済みます。
役割の最終確認
受付・会計・進行・撮影など、それぞれの担当者に準備状況を確認しておきます。抜けている準備があれば、この時期にリカバリーできます。
買い出しや小物の準備も、この段階で一度リストを見直しておくと、直前の慌てを防げます。
座席・進行表の下書き
出欠がある程度固まったこの時期に、座席の配置や進行表の下書きを作り始めます。完成させる必要はなく、たたき台があれば十分です。
挨拶を依頼している人には、持ち時間の目安をあらためて共有しておくと、当日の進行が安定します。
よくある質問
出欠の締切はいつに設定すればいいですか？
会場への最終人数の連絡期限から逆算し、その数日前に設定しておくと、回収の遅れを吸収できます。
未回答の人にはどう対応しますか？
個別に一声かけるのが基本です。全体への再送より、個別の声かけのほうが返信率が上がりやすい傾向があります。