結論から言うと、会費は「コースの条件を確認してから決める」「切りのいい金額にする」「集め方を先に告知する」の3点で揉めなくなります。金額そのものより、決める順番と伝え方でトラブルの大半は防げます。
会費は最後に決める。先に決めるのは条件
先に会費だけ決めてしまうと、あとから会場の条件に合わせて内容を削ることになります。人数、コースの内容、飲み放題の有無と時間、これらが決まってから会費を出す順番にすると、参加者への説明もぶれません。
会場によって、コースの最低人数や、貸切に必要な条件が設定されていることがあります。人数が下振れした時に条件を満たさなくなるケースもあるため、金額を告知する前に予約時の条件を確認しておくと安心です。
切りのいい金額にして、端数は幹事が持たない設計に
当日集金は釣り銭のやりとりが発生します。端数まで割り切ろうとせず、切りのいい金額にして、差分は二次会の資金に回すか、あらかじめ「余剰は二次会に充当します」と告知しておくと会計が早く終わります。
幹事が自腹で端数を埋める運用は続きません。会費に少しだけ余裕を持たせるか、余剰の使い道を先に共有しておく形にしておきます。
当日集金か、事前集金か
人数が読めない会では当日集金が扱いやすく、キャンセルが読める会や高めの会費では事前集金が安全です。事前集金にするなら、支払い期限と、期限後のキャンセル時にどうするかまでを最初の案内に書いておきます。
送金アプリを使う場合でも、現金しか使えない人が必ずいます。どちらでも受けられるようにしておくと回収が止まりません。
当日の受付をひとりで抱えない
受付は開始直前に集中します。集金係を2人以上にし、名簿にチェックを入れる係と、お金を受け取る係を分けると流れが止まりません。
遅れて来る人のぶんは、あとで回収する人を決めておきます。幹事が挨拶や進行を持っているなら、集金は別の人に任せる形が現実的です。
よくある質問
会費はいつ告知すればいいですか？
会場と内容が確定した時点です。参加可否の返事をもらう前に金額を伝えておくと、後から参加をためらう人が出にくくなります。
ドタキャンぶんはどう扱いますか？
会場のキャンセル規定によります。予約時に、人数の最終連絡の期限と、当日の増減がどこまで認められるかを確認しておくと決めやすくなります。
上長や来賓の会費はどうしますか？
会の性格によります。徴収しない場合は、その分をあらかじめ会費の設計に織り込んでおくと集金時に慌てません。