結論から言うと、会場までの案内文は「地図を貼って終わり」にしないことが大切です。最寄り駅からの出口、目印になる建物、迷いやすい分岐点まで言葉で補うと、当日の「迷った」という連絡を減らせます。
最寄り駅の出口まで指定する
駅によっては出口が複数あり、出口を間違えるとかなり遠回りになることがあります。「〇〇口を出て」まで具体的に案内文に入れておくと、迷う人が大きく減ります。
複数路線が使える立地の場合は、路線ごとに最短の出口を案内しておくと親切です。
目印になる建物や交差点を添える
「〇〇の隣」「〇〇交差点を渡ってすぐ」のように、地図上の距離ではなく、歩きながら分かる目印を文章で添えます。ビルの中にある会場では、何階か、エレベーターかエスカレーターかも書いておくと迷いにくくなります。
似た名前の建物が近くにある場合は、間違いやすい点として先に触れておくと親切です。
地図アプリと文章を両方使う
地図アプリのリンクは距離感をつかむのに便利ですが、地下街やビルの中はうまく反映されないことがあります。文章での補足と地図アプリを両方用意しておくと、どちらの見方をする人にも伝わります。
当日迷った時に連絡できる番号（幹事の携帯など）を案内文に添えておくと、はぐれた人も合流しやすくなります。
夜間・悪天候時の見え方も考える
案内文を作る際は、夜間や雨の日に目印が見えにくくならないかも想定しておきます。看板の照明が消えている時間帯の会などでは、別の目印も併記しておくと安心です。
到着後の受付場所（会場の入口かフロアの案内かなど）も案内文に一言添えておくと、到着してからの迷いも防げます。
よくある質問
地図アプリのリンクだけで十分ですか？
地下やビル内は反映されないことがあるため、出口や目印を文章で補っておくと迷いにくくなります。
案内文はいつ送ればいいですか？
参加が確定した人へ、開催が近づいたタイミングで最終案内として送ると読み返してもらいやすくなります。