結論から言うと、買い出し・小物準備係の仕事は「リスト化」と「早めの調達」に集約されます。当日ぎりぎりに動くと、必要な物が見つからなかったり、持ち込みのルールを確認し損ねたりします。
必要な物をリストにする
景品、装飾、名札、寄せ書き用の色紙など、必要な物を幹事や司会と相談しながら洗い出します。誰が何を用意するかも、この段階で分担しておきます。
当日忘れやすい細かい物（テープ、はさみ、予備の電池など）もリストに加えておくと安心です。
持ち込みのルールを確認する
ケーキや装飾など、会場に持ち込む物がある場合は、可否や条件を予約時に確認しておきます。当日いきなり持ち込む前提で進めると、断られることがあります。
持ち込み品の保管場所（当日まで預かってもらえるかなど）も、あわせて確認しておくと当日慌てません。
早めに調達しておく
直前に慌てて探すと、希望の物が見つからないことがあります。開催の1〜2週間前を目安に、必要な物を揃えておくと余裕を持って準備できます。
かさばる物や重い物は、当日の持ち運びも考慮して調達方法を選びます。
当日の搬入と片付け
搬入経路や、車を停められる場所を事前に確認しておくと、当日の荷物運びがスムーズです。
終了後の片付けや持ち帰りについても、会場のルールを確認し、誰が何を持ち帰るかを決めておきます。
よくある質問
買い出しはいつ頃までに済ませればいいですか？
開催の1〜2週間前を目安にしておくと、直前に慌てず余裕を持って準備できます。
持ち込みできる物とできない物はどう確認しますか？
予約時に会場へ確認しておきます。会場によってルールが異なるため、当日いきなり持ち込む前提では進めないようにします。