結論から言うと、会社負担の宴会は「先に社内の承認を取る」ことが何よりの前提になります。個人で開く飲み会と違い、費用の使い道を後から説明できる状態にしておく必要があるため、進め方の順番がやや変わります。
社内の承認を先に取る
会場を決める前に、対象になる会かどうか、どこまでの費用が認められるかを社内で確認しておきます。承認の前に予約を進めてしまうと、後から調整が必要になることがあります。
稟議や申請の様式がある場合は、早めに確認して余裕を持って提出します。
領収書とお店側への伝達
宛名や但し書きの指定がある場合は、予約時か当日の会計時にお店へ伝えておきます。当日その場で慌てて確認すると、必要な形式で発行してもらえないことがあります。
複数回に分けて支払う場合や、一部を参加者負担にする場合は、その扱いも事前にお店側と共有しておくと当日の会計が早く終わります。
参加者への伝え方
会社負担であることを案内文に明記しておくと、参加者が安心して参加を判断できます。一部自己負担がある場合は、その金額の考え方も併せて伝えておきます。
来賓や関係会社の方を招く場合は、招待する側・される側の扱いを事前に整理しておくと当日の会計で迷いません。
上限を超えそうな時の対応
想定より人数が増えた、追加注文が発生したなど、承認された範囲を超えそうな場合は、早めに社内へ相談します。当日その場で判断せず、事前にどこまでなら調整できるかを確認しておくと安心です。
次回のために、実際にかかった内容を記録しておくと、次の申請がスムーズになります。
よくある質問
会社負担の宴会はいつから準備すればいいですか？
会場を決める前に、社内の承認や申請の流れを確認しておくのが安心です。承認の様式がある場合は早めに動きます。
一部を参加者負担にする場合はどう伝えますか？
会社負担と自己負担の内訳を案内文に明記しておくと、参加者が安心して参加を判断できます。