結論から言うと、会場探しは「上限を決めてから探す」順番にすると迷いが減ります。気に入った会場を先に見つけてから予算と照らし合わせると、条件を削る作業から入ることになり、参加者への説明も後手に回りがちです。
上限を先に決める理由
上限が曖昧なまま会場を探すと、比較の軸がぶれてしまいます。会費や会社の予算枠から、まず上限を決めておくと、その範囲で条件を組み立てる作業に集中できます。
上限を決める際は、会費以外にかかる費用（交通費や二次会費用など）も参加者側の負担として考慮しておくと親切です。
上限の伝え方
会場に上限を伝える時は、金額だけでなく、その中に何を含めたいか（飲み放題の有無など）も一緒に伝えると、提案を受けやすくなります。
上限ぎりぎりで探すより、多少の余裕を持たせておくと、当日の追加注文にも対応しやすくなります。
条件を広げる順番
上限内で希望の内容が見つからない場合、人数、日程、エリアのうちどれから緩められるかを考えます。すべてを一度に緩めると比較が難しくなるため、1つずつ試すのが実務的です。
どうしても譲れない条件（人数の下限など）を先に決めておくと、緩める判断がしやすくなります。
参加者への説明
上限に合わせて内容を決めた経緯を、案内文で軽く触れておくと、当日の内容について参加者の理解を得やすくなります。
会費制にする場合は、上限をもとに決めた会費であることが伝わるよう、金額の根拠を説明できる状態にしておきます。
よくある質問
上限はどのように決めればいいですか？
会費や会社の予算枠から先に決め、その範囲で会場を探す順番にすると比較がしやすくなります。
上限内で見つからない時はどうしますか？
人数・日程・エリアのうち、動かせる条件から順に1つずつ緩めていくと候補が見つかりやすくなります。