結論から言うと、部署の懇親会は「業務の延長に見せない」ことが参加率を左右します。強制感のある案内や堅い進行だと参加をためらう人が増えるため、気軽さを意識した企画にすると集まりやすくなります。
声かけと日程の決め方
業務時間外の予定を尊重し、候補日を複数出して都合を確認する形にすると参加しやすくなります。強制参加に見えない案内文の言葉選びも大切です。
部署内の繁忙期を避けて日程を組むと、気持ちよく参加してもらえます。
参加率を上げる工夫
毎回同じメンバーで固まらないよう、席順やグループを工夫します。役職に関係なく話しやすい配置にすると打ち解けやすくなります。
業務の話題ばかりにならないよう、進行の中で軽い話題やゲームを挟むと場が和みます。
会費と経費の扱い
会社の経費が一部出る場合と、全額割り勘の場合とで案内の書き方が変わります。事前に明確にしておくと当日の会計で迷いません。
参加しない人がいても不公平感が出ないよう、会費の扱いを一律にしておくと運用しやすくなります。
当日の進行で意識すること
上司や役職者の挨拶は短めにお願いし、歓談の時間を長めに取ると懇親の目的に合います。
二次会は行きたい人だけで気軽に、という形にしておくと、参加のハードルが下がります。
よくある質問
懇親会への参加は強制にすべきですか？
強制感のある案内は参加率を下げやすくなります。気軽に参加できる雰囲気づくりが大切です。
会費はどう決めればいいですか？
会社の経費が一部出るかどうかで変わります。事前に明確にしておくと当日の会計で迷いません。