結論から言うと、上司を招く宴会は「事前の情報共有」と「当日の居場所づくり」の2点で印象が大きく変わります。堅苦しくしすぎず、かといって放っておかない、その塩梅を事前の準備で作っておきます。
案内文と事前の情報共有
会の趣旨、参加者の顔ぶれ、当日の大まかな流れを、招く時点で伝えておきます。何も知らされずに来ると、上司側も場に合わせた振る舞いがしづらくなります。
挨拶をお願いする予定があるなら、早めに依頼し、持ち時間の目安も伝えておきます。当日いきなりの指名は避けます。
席は「見える位置」に
上司や目上の方の席は、全体を見渡せて、話しかけやすい位置に用意します。隅に置いてしまうと、孤立して見えたり、話す相手が固定されたりしがちです。
幹事や進行役が近くにいると、会話のきっかけを作りやすくなります。無理に会話を仕切る必要はありませんが、最初の一言を用意しておくと場がなごみます。
進行での気配りどころ
ゲームや余興に巻き込む場合は、事前に一言相談しておくと安心です。当日いきなり指名されると、上司側も対応に困ることがあります。
乾杯や締めの挨拶を依頼する場合は、順番と持ち時間を明確に伝えます。長さの目安がないと、良かれと思って長く話してしまうことがあります。
帰りのタイミングへの配慮
上司や目上の方が先に帰る場合の見送り方を、幹事の中で決めておくと自然です。全員で見送るか、幹事だけが対応するかは、会の規模によって選びます。
会費や手土産の扱いについても、会の慣習に沿って事前に決めておくと、当日その場で判断に迷いません。
よくある質問
上司にも同じ会費をお願いしていいですか？
会の慣習によります。差を設ける場合は、事前に幹事の中で決めておくと当日の会計で迷いません。
上司への挨拶依頼はいつ伝えればいいですか？
早いほど準備の負担が減ります。趣旨と持ち時間を添えて、開催前に依頼しておくのが確実です。