結論から言うと、会場が使えなくなった時は「事実確認」「参加者への連絡」「代替探し」の順番で動くと混乱しません。慌てて代替探しから始めると、参加者への連絡が後手に回りやすくなります。
まず事実を確認する
会場側からの連絡内容（理由・振替の提案の有無）を正確に把握します。今後の見通し（別日程での対応が可能かなど）も合わせて確認しておきます。
予約の記録（日時・人数・支払い状況）を手元に用意しておくと、やり取りがスムーズになります。
参加者への連絡を急ぐ
状況が分かった時点で、まず「会場が使えなくなったこと」だけでも早めに共有します。詳細が決まる前でも一報を入れておくと不安を減らせます。
代替が決まるまでの見通し（いつまでに新しい情報を伝えるか）も一緒に伝えておくと親切です。
代替会場を探す
近い条件（人数・エリア・時間帯）で候補を複数当たります。当初の会場に近い場所を選ぶと、参加者の移動の混乱が少なくなります。
会場側から代替案や提携先を紹介してもらえることもあるため、まず相談してみる価値があります。
費用面の確認
支払い済みの費用がある場合、返金や振替の扱いを会場に確認します。書面やメールでのやり取りを残しておくと、後の確認がスムーズです。
代替会場の費用が当初と異なる場合の扱いも、参加者への説明の中で触れておくと誤解を防げます。
よくある質問
会場が使えなくなった場合、支払った費用はどうなりますか？
会場ごとの規定によります。返金や振替の扱いを早めに確認しておくと安心です。
参加者にはどのタイミングで伝えるべきですか？
詳細が決まる前でも、状況が分かった時点で一報を入れておくと不安を減らせます。