結論から言うと、苦情への対応は「その場で全部解決しようとしない」ことが幹事の負担を減らします。当日は状況の確認と一次対応にとどめ、必要なやり取りは後日落ち着いてから行う形にすると、幹事も冷静に動けます。
当日その場での対応
何に対する苦情か（料理・席・進行など）をまず落ち着いて聞きます。幹事が感情的に反応すると場の空気がさらに悪くなります。
その場で解決できることは対応し、解決できないことは「確認して後ほど連絡する」と伝えて一旦区切ります。
会場側に関わる苦情の場合
料理や設備など会場側の対応に関する苦情は、当日のうちにスタッフへ伝えておくと、その場で対応してもらえることもあります。
大きな問題であれば、後日会場に正式に伝える窓口（予約時の連絡先など）を控えておきます。
参加者間の苦情の場合
参加者同士のトラブルに関する苦情は、幹事が仲裁役になるより、それぞれの話を聞いて事実関係を整理する立場に徹する方が収まりやすくなります。
その場の空気を悪くしないよう、必要であれば場所を少し離して個別に話を聞く配慮もあります。
後日の振り返りとやり取り
当日伝えきれなかったことは、落ち着いてから個別に連絡すると、より丁寧な対応ができます。
同じ苦情が繰り返されないよう、次回の企画に活かす形で記録に残しておくと、引き継ぎの資料にもなります。
よくある質問
苦情を受けたらまず何をすべきですか？
感情的にならず、まず何についての苦情かを落ち着いて聞くことが最初の一歩です。
その場で解決できない苦情はどうしますか？
一旦「確認して後ほど連絡する」と伝え、落ち着いてから対応する方が、幹事も冷静に動けます。