結論から言うと、アレルギー確認は「出欠確認と同じタイミングで」「答えやすい形式で」聞くのがコツです。当日いきなり聞くのではなく、事前に把握して会場と共有しておく流れを作っておきます。
聞くタイミングは出欠確認と一緒に
出欠の返信をもらう際に、アレルギーの有無を一緒に聞いておくと、二度手間になりません。自由記述だけでなく、代表的な品目を選択肢として示しておくと答えやすくなります。
聞かれること自体を負担に感じる人もいるため、「対応が必要な方のみ」記入する形にしておくと、答えやすさが上がります。
会場への伝え方
予約時、またはコース内容を確定する段階で、アレルギーのある品目と人数を会場に伝えます。当日いきなり伝えると、対応できる範囲が限られることがあります。
コースの一部を変更してもらえるかは会場によって異なります。除去だけなのか、代替の一品を用意してもらえるのかを、事前に確認しておくと当日の認識がそろいます。
当日の共有と提供時の配慮
対応が必要な人の分は、他の料理と見分けがつく形で提供してもらえるよう、会場のスタッフと当日の受付時に一言共有しておきます。
取り分け形式の料理では、アレルギーのある人が先に取れるよう、声をかけるタイミングを進行の中に入れておくと安心です。
申告がなかった人への対応
事前確認で申告がなかった場合でも、当日体調に触れる場面があれば個別に声をかけられる体制にしておきます。全体の前で聞くと、答えにくさにつながることがあります。
重い症状につながる可能性がある場合は、会の楽しさより安全を優先し、無理に勧めない、席を近くにするなどの配慮を当日の判断で行います。
よくある質問
アレルギー対応はどこまでお願いできますか？
会場やコース内容によって対応できる範囲が異なります。予約時に相談しておくと当日の認識がそろいます。
当日申告があった場合はどうしますか？
その場でできる範囲の配慮をしつつ、無理のない対応を優先します。次回に向けて事前確認の項目を見直す機会にもなります。