結論から言うと、会計・集金係の役割は「集める作業を目立たせない」ことに尽きます。行列ができたり、進行の途中で声をかけたりすると場の空気が乱れます。目立たず、かつ漏れなく集める段取りを準備しておきます。
事前集金と当日集金で準備が変わる
事前集金であれば、入金の確認と、未払いの人への声かけを開催前に済ませておきます。当日集金であれば、受付と連携し、開始前に集め終える段取りを組みます。
どちらの場合も、集めた金額と参加人数を照らし合わせる確認作業を忘れないようにします。
お釣りと端数の準備
当日集金では、釣り銭の用意が欠かせません。会費を切りのいい金額に設定してもらうよう、幹事に早めに相談しておくと、当日の精算が早く終わります。
端数が出た場合の扱い（幹事に確認するか、その場で判断するか）も、事前に決めておきます。
会場への支払いのタイミング
当日の会計をいつ、誰が会場に支払うかを、事前に会場側と確認しておきます。終了間際に慌てて計算するのではなく、途中の休憩時間などで済ませておくと安心です。
追加注文があった場合の精算も、誰が担当するかを決めておくと、当日の対応がスムーズです。
集金結果の共有
集めた金額や、未払いの人がいた場合の状況は、幹事に報告しておきます。次回への引き継ぎとして、当日の集金でつまずいた点を記録しておくと役立ちます。
会社の経費が絡む場合は、領収書の管理も会計係が担うことが多いため、宛名や但し書きの確認を忘れないようにします。
よくある質問
当日集金と事前集金、どちらが係の負担が軽いですか？
事前集金のほうが当日の作業は減りますが、未払いの人への確認作業が発生します。会の規模や性格に合わせて選びます。
お釣りはどのくらい用意すればいいですか？
会費を切りのいい金額に設定してもらえると、当日の釣り銭の準備が少なく済みます。