結論から言うと、12人前後は「幹事が全員を記憶で把握できる」ぎりぎりの境目です。ここを超えると出欠や会費の管理を記憶だけに頼るのが難しくなるため、簡単な名簿を作るかどうかの分かれ目として意識しておくと、当日の抜け漏れを防げます。
名簿を作るかどうかの判断
10人を超えたあたりから、口頭やチャットの流れだけで出欠を追うと漏れが出やすくなります。簡単な一覧を作っておくと、会費や座席の調整がしやすくなります。
名簿といっても凝ったものは不要で、名前と出欠、備考が並ぶ程度で十分機能します。
初対面が混ざる会での紹介
12人規模になると、参加者同士が全員面識あるとは限りません。開始直後に簡単な自己紹介の時間を入れておくと、その後の会話がしやすくなります。
共通の知人や所属を一言添えるだけでも、話のきっかけになります。
席はゆるやかに決めておく
全席を指定する必要はありませんが、初対面が多い会では、幹事が最初の配置だけ決めておくと、知り合い同士だけで固まるのを防げます。
料理を取り分ける係を1〜2名決めておくと、コース料理の進行がスムーズです。
会計は集金役を分ける
12人分の集金は、幹事一人では時間がかかります。受付と集金を別の人に頼むか、送金アプリで先に集めておくと、当日の待ち時間が減ります。
端数が出た場合の扱いも、事前に決めておくと集金時に迷いません。
よくある質問
12人だと名簿は必須ですか？
必須ではありませんが、出欠や会費の管理が記憶だけでは追いつきにくくなる人数です。簡単な一覧があると安心です。
初対面が多い会では何を準備すればいいですか？
開始直後の簡単な自己紹介の時間と、最初の座席配置だけ決めておくと会話がしやすくなります。