結論から言うと、悪天候時の開催判断は「幹事の感覚」だけに頼らず、判断基準と連絡のタイミングを先に決めておくと迷いません。台風や大雪など、通常の雨とは別次元の影響が出る場面では、早めの判断が参加者への配慮になります。
判断基準を先に決めておく
交通機関の計画運休や、参加者の多くが利用する路線への影響が出そうかを基準にします。会場までの経路が複数あるかも判断材料になります。
判断が難しい時のために「前日の何時時点で最終判断する」という基準を幹事の中で決めておくと、当日慌てません。
会場への相談
荒天時のキャンセル規定や、延期・日程変更に応じてもらえるかを予約時に確認しておくと、いざという時の判断が早まります。
開催直前の荒天であれば、会場に当日の状況（来店できる見込みなど）を相談してみるのも一つの手です。
参加者への連絡
判断が決まり次第、できるだけ早く全体に共有します。開催する場合も、無理のない範囲での参加を呼びかける一言があると親切です。
遠方から来る予定の人には特に、個別で状況を確認する配慮があると安心です。
延期する場合の対応
延期の連絡と合わせて、次の候補日を早めに提示すると、参加者の予定が組みやすくなります。
会場のキャンセル規定によっては費用が発生することもあるため、事前に確認した内容に沿って参加者へ説明します。
よくある質問
どのくらいの荒天で延期を検討すべきですか？
交通機関の計画運休や、参加者の多くが使う路線への影響が目安になります。基準を事前に決めておくと判断しやすくなります。
延期の連絡はいつまでにすべきですか？
判断が決まり次第、できるだけ早く共有するのが基本です。前日までに基準を決めておくと当日慌てません。