結論から言うと、雨の日の宴会で幹事がやることは「早めの一言」と「傘と足元の置き場」の2つに集約されます。天気そのものは変えられませんが、当日の動きを乱さない準備は前日までにできます。
前日〜当日朝の連絡
天気予報を見て雨が濃厚なら、集合場所や開始時刻の変更がないことを前日か当日朝に一言連絡しておきます。変更がない時こそ、連絡がないと不安になる人がいます。
会場までの道のりに屋根のない区間がある場合は、迂回できるルートやいちばん近い出入口を案内文に添えておくと親切です。
傘と荷物の置き場を確認しておく
傘立ての数と場所、濡れた傘をどこに置くかは、当日会場に着いてから幹事が最初に確認したい点です。人数分の傘が置けるかどうかで、入口の混雑具合が変わります。
ビニール傘と長傘が混ざると取り違えが起きやすくなります。名前を書けるシールを用意しておく、置く場所を分けるなど、小さな対策が後のトラブルを防ぎます。
足元と服装の乱れへの配慮
雨で足元が濡れたり、髪や服が乱れたりした状態で会場に入ることになります。到着直後にすぐ集合写真を撮る進行にしていた場合は、少し時間を空けるなど順番を調整します。
会場によっては、床が濡れやすい入口にマットを敷いてくれることもあります。滑りやすい場所がないか、幹事自身も到着時に確認しておくと安心です。
開催そのものを迷う時の判断
荒天で交通機関に影響が出そうな時は、開催の可否を早めに判断し、参加者へ連絡する時間を確保します。判断が遅れるほど、参加者の対応も後手に回ります。
延期や中止を判断する基準を、幹事の中であらかじめ決めておくと、当日その場で迷いません。会場側にも、荒天時の扱いを予約時に確認しておくと判断が早まります。
よくある質問
雨天決行か中止かはいつ判断すればいいですか？
交通機関への影響が読める前日夜から当日朝までに判断し、参加者へ早めに共有するのが望ましいです。
傘は何本くらい会場に置けますか？
会場により傘立ての数は異なります。人数が多い会では、予約時に置き場を確認しておくと安心です。